Como preparar o RPPS para uma auditoria de certificação do Pró-Gestão?

A certificação do Pró-Gestão RPPS representa uma importante ferramenta de aprimoramento da gestão previdenciária, ao estimular a adoção de boas práticas relacionadas aos controles internos, à governança e à educação previdenciária. Entretanto, obter a certificação exige mais do que reunir documentos às vésperas da auditoria. A preparação deve fazer parte da rotina do Regime Próprio de Previdência Social (RPPS).

Durante a auditoria de certificação, cabe ao RPPS demonstrar à entidade certificadora que seus processos de trabalho atendem aos requisitos estabelecidos para o nível de aderência pretendido. Além da análise das evidências apresentadas, a auditoria pode envolver inspeções, observações, indagações e outros procedimentos destinados a verificar a efetiva implementação das práticas previstas no programa.

Por isso, o primeiro passo para uma boa preparação é conhecer profundamente o nível de certificação pretendido e identificar quais ações precisam ser atendidas. A versão 4.1 do Manual estabelece, como regra permanente, o cumprimento mínimo de um número de ações para cada nível, permanecendo obrigatórias, em qualquer hipótese, as 13 ações essenciais previstas no Manual. A partir desse diagnóstico, o RPPS deve verificar se os procedimentos exigidos estão efetivamente implantados e se existem evidências capazes de demonstrar sua execução. Não basta possuir um manual ou uma norma formalmente aprovada se, na prática, o processo não é realizado de acordo com aquilo que foi documentado.

Nesse sentido, o mapeamento e a manualização dos processos são fundamentais. Os fluxos de concessão de benefícios, arrecadação, investimentos, compensação previdenciária, controle interno e demais atividades abrangidas pelo nível pretendido devem estar organizados e ser conhecidos pelos responsáveis por sua execução, refletindo exatamente a prática diária do RPPS naquela área.

Outro ponto importante é a organização das evidências. Documentos, relatórios, atas, registros, publicações, comprovantes e demais elementos utilizados para demonstrar o cumprimento das ações devem estar facilmente localizáveis. Uma do-

cumentação dispersa ou desatualizada pode dificultar o trabalho da própria equipe e comprometer a demonstração da conformidade durante a auditoria.

Também é essencial preparar os responsáveis pelos processos uma vez que, o Manual estabelece que a entidade certificadora deverá verificar se os responsáveis no RPPS possuem conhecimento sobre os processos de trabalho objeto de seu ateste. Assim, a certificação não deve ser tratada como uma tarefa exclusiva do dirigente ou de um servidor específico, toda a equipe envolvida precisa conhecer suas atribuições e os procedimentos sob sua responsabilidade.

A realização de uma avaliação interna antes da auditoria oficial também pode ser uma medida bastante eficiente, identificando antecipadamente documentos ausentes, procedimentos que ainda não foram implementados, informações desatualizadas e pontos que necessitam de correção.

Essa preparação deve considerar, ainda, as atualizações recentes do programa. A versão 4.0 trouxe mudanças importantes nos procedimentos de certificação, incluindo maior clareza sobre o mapeamento e a manualização do processo decisório de investimentos, possibilidade de progressão de nível sem a necessidade de aguardar um ano após a certificação e possibilidade de contestação em caso de não conformidade. A versão 4.1, por sua vez, aperfeiçoou os procedimentos e introduziu uma regra transitória que, por prazo determinado, permite a redução do número de ações exigidas para determinados RPPS conforme a nota obtida na dimensão “Gestão e Transparência” do ISP.

É importante lembrar, contudo, que a preparação não termina com a obtenção da certificação. A partir de 2026, a supervisão passou a alcançar também os RPPS certificados nos Níveis I e II, além das situações já previstas para os níveis superiores. Isso reforça a necessidade de manutenção contínua das práticas implementadas e demonstra que o Pró-Gestão deve ser encarado como um processo permanente de melhoria da gestão, e não apenas como um projeto destinado à obtenção de um certificado.

Assim, uma boa auditoria começa muito antes da chegada do auditor. Diagnosticar os requisitos, organizar documentos, mapear processos, capacitar os responsáveis, corrigir não conformidades e acompanhar continuamente as ações são medi-

das que aumentam a segurança do RPPS e tornam a certificação uma consequência natural de uma gestão verdadeiramente organizada. Mais do que preparar o instituto para responder às perguntas de uma auditoria, preparar-se para o Pró-Gestão significa criar uma estrutura administrativa capaz de manter boas práticas, reduzir riscos e oferecer maior transparência e segurança aos segurados.